傳遞質(zhì)量信任·服務(wù)認證發(fā)展
申訴投訴管理程序
1 目的與適用范圍
1.1為確保SRT管理體系認證的公正性和認證質(zhì)量，維護SRT的信譽和委托方（客戶）的權(quán)益，對申訴/投訴進行認真處理。
1.2 適用于對SRT的申訴/投訴的管理。
2 引用文件
2.1 CNAS-CC01《管理體系認證機構(gòu)要求》
2.2 CNAS-R03《申訴、投訴和爭議處理規(guī)則》
2.3 SRT《管理手冊》
以上文件注明日期的以注明日期的為有效版本，未注明日期的以最新有效版本為準(zhǔn)。
3 管理職責(zé)
3.1 運營部是申訴/投訴的歸口管理部門，負責(zé)組織對申訴/投訴的受理、調(diào)查核實，匯總信息，并匯同技術(shù)部、運營部、綜合部等相關(guān)部門提出處理意見，形成書面報告，并保存相關(guān)記錄。
3.2 相關(guān)部門負責(zé)協(xié)助進行申訴/投訴的調(diào)查與核實工作，并負責(zé)將收集到的申訴/投訴信息及時反饋至運營部。
3.3 管理者代表對不合格項組織有關(guān)部門制定糾正措施，對實施情況和效果進行監(jiān)督驗證。
3.4 總經(jīng)理負責(zé)對申訴/投訴處理意見的審批，重要問題應(yīng)向公正性委員會和國家認可機構(gòu)報告。
4 申訴/投訴管理要求
公司應(yīng)對申訴/投訴處理過程各個層次的所有決定負責(zé)。根據(jù)申訴/投訴的具體內(nèi)容，由負責(zé)處理的部門指定與客戶或申訴/投訴對象無利害關(guān)系的人員負責(zé)調(diào)查、核實和取證，提出處理意見，并報總經(jīng)理進行審批。
4.1 申訴/投訴處理的約束規(guī)則
4.1.1 處理申訴/投訴要以事實為依據(jù)，以國家相關(guān)法律法規(guī)及CNAS認可規(guī)范為準(zhǔn)則；
4.1.2 參與申訴/投訴處理工作的所有工作人員，均應(yīng)保持客觀公正。申訴/投訴的提出、調(diào)查和決定不應(yīng)造成針對申訴/投訴人的任何歧視行為；
4.1.3 處理申訴/投訴的人員，對涉及到的任何與申訴/投訴及有關(guān)方面的非公開情況負有保密責(zé)任；
4.1.4 與申訴/投訴有直接利害關(guān)系的工作人員，均應(yīng)回避相關(guān)處理工作，參與申訴/投訴處理的人員不能涉及申訴/投訴項目的審核和認證決定。
4.2 投訴
4.2.1 投訴的定義
任何組織和個人向SRT正式表達的對SRT的認證政策、運作過程和認證結(jié)果及認證人員的表現(xiàn)，對獲證組織的認證證書與認證/認可標(biāo)志的使用的不滿，一般應(yīng)是署名的書面聲明或可證實的口頭聲明。
4.2.2受理投訴范圍主要包括：
a. 涉及公司認證審核等有關(guān)活動的合法性、公正性、非歧視性；
b. 涉及公司工作人員違紀(jì)、違規(guī)行為；
c. 涉及公司工作人員有損受審核方/客戶合法權(quán)益的行為；
d. 涉及客戶的社會信息(包括：媒體公布、行業(yè)主管部門監(jiān)督稽查結(jié)果等)；
e. 涉及其他方面對有關(guān)認證或其他事項的投訴。
4.2.3投訴的方式
a. 任何組織和個人可隨時向SRT提出投訴。投訴的方式可以是書面的信函、來人反映或其它方式。針對書面信函和來人反映的方式進行投訴的，投訴人須提供所投訴事實的細節(jié)情況，證明材料及簽章。一般對匿名投訴不予受理。
b. 運營部負責(zé)定期（一般為每周一次）通過媒介（行業(yè)主管部門網(wǎng)站、報刊、雜志等方式）進行信息搜集，以及時了解客戶是否出現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量、環(huán)境事故、安全事故以及違法違規(guī)通報等情況。
4.2.4投訴的初步調(diào)查和確認
a. 運營部在接到投訴申請或相關(guān)信息后，應(yīng)通過電話、信件或電子郵件等方式與投訴人進行聯(lián)系，確認收到投訴，并應(yīng)立即確認此投訴是否與公司負責(zé)的認證活動有關(guān)，作出是否接受的決定。
b. 對于接受的投訴事件，運營部應(yīng)根據(jù)投訴事件的嚴重程度、安全隱患、復(fù)雜程度、影響程度等情況，將投訴分為“重要投訴事件”“一般投訴事件”。對于“重要投訴事件”，應(yīng)在接受之后的第一個工作日內(nèi)，對投訴事件展開初步調(diào)查。對于“一般投訴事件”，應(yīng)在接受之后的3個工作日內(nèi)，對投訴事件展開初步調(diào)查。運營部應(yīng)向投訴人提供投訴處理的進展情況。
c. 運營部可以通過電話、信件、電子郵件以及由技術(shù)部協(xié)助調(diào)閱審核資料、檔案等方式對投訴人/投訴方提供的線索及投訴事件進行初步了解，收集與核實對投訴進行確認所需的一切信息形成書面的報告。
d. 運營部應(yīng)根據(jù)投訴事件的內(nèi)容、性質(zhì)以及初步了解到的材料等，組織相關(guān)部門做進一步地調(diào)查、核實。對于“重要投訴事件”，應(yīng)及時將初步調(diào)查情況向公司管理層和相關(guān)人員進行匯報。對于“一般投訴事件”，可在所有調(diào)查結(jié)束后向公司相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)進行匯報。
4.2.5投訴追蹤、調(diào)查
a. 根據(jù)SRT相關(guān)部門初步調(diào)查的結(jié)果，其他協(xié)助調(diào)查的部門應(yīng)對投訴事件進行進一步地調(diào)查核實，并充分了解雙方當(dāng)事人的全部信息。必要時，可派人進行現(xiàn)場調(diào)查取證，確認認證過程中審核有效性及投訴內(nèi)容等方面的事宜。
b. 通常情況下，調(diào)查人員應(yīng)在投訴確認接受之日起的15個工作日內(nèi)完成對投訴的調(diào)查，如投訴事件有具體完成期限要求的，則應(yīng)在此期限前5個工作日內(nèi)完成調(diào)查并形成初步的處理意見，由公司與申訴/投訴事項無關(guān)的人員做出作出決定，或經(jīng)其審查和批準(zhǔn)，并應(yīng)告知投訴人。
c. 根據(jù)投訴人的要求，應(yīng)對與投訴相關(guān)的所有情況和信息保密。
d. 若投訴表明SRT的管理體系存在問題的，則應(yīng)由主管部門分析原因,并采取必要的措施。
4.2.6投訴回復(fù)
對于投訴的回復(fù)，一般要求在投訴事件調(diào)查結(jié)束后的5個工作日內(nèi)，由運營部結(jié)合投訴協(xié)助調(diào)查的相關(guān)部門的后續(xù)調(diào)查情況（必要時，可會同SRT相關(guān)部門討論研究），形成最終處理意見或措施，在60日內(nèi)（受理之日起算）以書面方式通知投訴人/投訴方或相關(guān)方。
4.2.7對決定的溝通
與投訴人/投訴方或涉及的人員有關(guān)的投訴決定或任何采取的行動，都應(yīng)在做出決定和采取行動之前，與投訴人/投訴方或涉及的人員進行溝通。
4.2.8 投訴結(jié)束
a. 在投訴處理過程結(jié)束時，要正式通知投訴人/投訴方，涉及對客戶的投訴，公司應(yīng)與客戶及投訴人/投訴方共同決定是否應(yīng)將投訴事件公開，并在決定公開時，共同確定公開的程度；
b. 如果投訴人/投訴方接受提議的決定或采取的行動，則決定或行動應(yīng)執(zhí)行和進行記錄；
c. 投訴人/投訴方如對處理結(jié)果有異議，可向SRT提出申訴。
4.3申訴
4.3.1申訴的定義：
認證申請人或客戶，對SRT做出的與其期望的認證狀態(tài)有關(guān)的不利決定，提出重新考慮的書面要求 (不利決定包括：拒絕接受申請、拒絕繼續(xù)審核要求、要求采取糾正措施、變更認證業(yè)務(wù)范圍) 。
4.3.2 受理申訴范圍主要包括：
a. 涉及SRT對認證申請人或客戶申請的受理和評審；
b. 涉及SRT做出的任何認證審核結(jié)論；
c. 涉及SRT對客戶認證授予、拒絕、保持、更新、暫停、恢復(fù)或撤銷認證或者擴大或縮小認證范圍等決定；
d. 涉及其他方面對有關(guān)認證或其他事項的申訴。
4.3.3申訴的方式
申訴方應(yīng)在接到SRT的認證決定或投訴處理結(jié)果通知后的30個工作日內(nèi)，向SRT提出書面申訴。書面申訴應(yīng)有申訴人簽字或者蓋章。
4.3.4申訴的初步調(diào)查和確認
運營部在接到申訴申請或相關(guān)信息后，應(yīng)通過電話、信件或電子郵件等方式與申訴人進行聯(lián)系，確認收到申訴，做出是否接受的決定，并立即展開調(diào)查工作。運營部應(yīng)向申訴人提供申訴處理的進展情況。
4.3.5 申訴追蹤、調(diào)查
a. 運營部在接到申訴后，應(yīng)負責(zé)收集和驗證所有必要的信息，以確定申訴的有效性，有權(quán)采取包括召集會議、現(xiàn)場調(diào)查、向?qū)＜易稍兊雀鞣N措施取證，做出有根據(jù)地判斷。
b. 根據(jù)申訴事件的具體情況，適時召開聽證會。聽證會議應(yīng)在接到申訴的20個工作日內(nèi)舉行，至少提前5個工作日通知申訴人會議的時間和地點。
c. 申訴處理負責(zé)人和申訴方均有權(quán)提供證人，所提供的證人姓名和地址，應(yīng)在不遲于會議召開前5個工作日書面提出。
d. 根據(jù)申訴人的要求，對與申訴相關(guān)的所有情況和信息保密。
4.3.6對決定的溝通
與申訴人或涉及的人員有關(guān)的申訴決定或任何采取的行動，都應(yīng)在做出決定和采取行動之前，與申訴人或涉及的人員進行溝通。
4.3.7申訴回復(fù)
a. 對于申訴的回復(fù)，一般要求在申訴事件調(diào)查結(jié)束后30個工作日內(nèi)，由SRT運營部提出處理意見或糾正措施，并以書面方式通知申訴人或有關(guān)方。
b. 對于申訴方有具體申訴調(diào)查結(jié)束時間要求的，應(yīng)在要求期限內(nèi)完成調(diào)查及調(diào)查相關(guān)材料的收集、匯總等。
c. 如果申訴不能立即解決，應(yīng)盡快尋求有效地解決方法進行處理。
4.3.8申訴結(jié)束
a. 在申訴處理過程結(jié)束時，正式通知申訴人。對申訴做出的裁定應(yīng)書面通知有關(guān)各方，該裁定具有約束力。與客戶及申訴人共同決定是否應(yīng)將申訴事件公開，并在決定公開時，共同確定公開的程度；
b. 如果申訴人接受決定或采取的行動，則應(yīng)執(zhí)行和記錄；
c. 如果申訴人拒絕接受被提議的決定或采取的行動，則申訴尚未解決。這種情況應(yīng)記錄，并提交SRT公正性委員會做出最終決定。特殊情況處理需延期的，應(yīng)由總經(jīng)理/管代批準(zhǔn)；另外，還應(yīng)通知申訴人可替代的內(nèi)部和外部可選方法的不同形式，直至用盡所有內(nèi)部和外部的替代選擇，或申訴人滿意為止；
d. 申訴方如果對處理結(jié)果有異議，有權(quán)向國家認可機構(gòu)采取進一步的申訴行為。
4.4費用
關(guān)于申訴/投訴處理所發(fā)生的費用，對于一般問題，雙方協(xié)商解決。申訴處理的費用由SRT總經(jīng)理確認，與申訴有關(guān)的合理支出應(yīng)由責(zé)任方（人）承擔(dān)。如責(zé)任方（人）不服，可訴請法律渠道解決。
對于在運作和認證活動中引發(fā)的責(zé)任，SRT 建立資本金保全制度（認證風(fēng)險基金），以降低申請和客戶的風(fēng)險，保障所有者權(quán)益。風(fēng)險基金按公司季度總收入百分比例提取，列為專項基金。
4.5記錄
由運營部對申訴/投訴的有關(guān)文件和資料及處理記錄進行歸檔保存。
4.6糾正措施
對申訴/投訴中屬于SRT的問題，涉及SRT管理體系存在的任何潛在的（或傾向性）不合格因素時，應(yīng)由管理者代表責(zé)成有關(guān)部門和人員查找原因，需采取糾正措施，限期整改。由責(zé)任部門寫出書面完成報告，管理者代表負責(zé)驗證其有效性。
4.7 運營部應(yīng)及時向SRT總經(jīng)理、管理者代表報告申訴/投訴的處理情況。當(dāng)申訴/投訴有集中的發(fā)展趨勢和情節(jié)嚴重者，總經(jīng)理應(yīng)組織管理評審。必要時，由總經(jīng)理向公正性委員會報告。
申訴/投訴的有關(guān)程序和規(guī)定將以SRT公開文件的方式，使SRT所有的利益方、相關(guān)方及客戶得到。
Copyright ?2025 深圳市鑫瑞達認證有限公司 版權(quán)所有 粵ICP備19086284號
粵公網(wǎng)安備44030002007582號
咨詢熱線：152-0755-8855 李老師
初審熱線： 0755-28877669
投訴建議： 0755-27788992
Q Q通訊： 2283864039
工作郵件： xrd-iso@foxmail.com
網(wǎng)站：www.fgzz.cn
